Die digitale Personalakte
Docuware Kinetic Solution für Personalmanagement
Sichern Sie alle Personalakten in einem zentralen und durchsuchbaren Archiv um Ihren Mitarbeitern klare Aufgaben zuweisen zu können. DocuWare wird bereits nicht nur als einfaches Archiv genutzt, sondern kommt auch im Personalmanagement zum Tragen, wenn um die Organisation, Sicherung und Bündelung von Mitarbeiterunterlagen geht. Des Weiteren können damit zahlreiche Prozesse optimiert werden wie z.B. das Recruiting, die Mitarbeiterbeurteilung bis hin zum Talentmangement.
Die Personalakte beginnt mit Dokumenten
Für den ersten Schritt reicht es ein zentrales und revisionssicheres Archiv zu schaffen, in dem alle Unterlagen Ihrer Mitarbeiter gespeichert werden. Wenn es dann darum geht Genehmigungsketten- und Vorgänge zu digitalisieren, lassen sich im nächsten Schritt dann standardisierte Worfklows konfigurieren.
Erstellen Sie beispielsweise Stellenausschreibungen oder verwalten Sie eingehende Bewerbungen auf einfache Art und Weise. Verwenden Sie Workflows, um das Feedback von Kollegen zusammenzutragen.
Mit einem zentralen Dokumenten-Pool lassen sich Unterlagen qualifizierter Bewerber für aktuelle oder zukünftige Stellenausschreibungen in Handumdrehen bündeln. Dank einer durchdachten Verschlagwortung können Sie Bewerbungen mit Lebensläufen und Anschreiben einfach durchsuchen.
Ermöglichen Sie neuen Mitarbeitern einen optimalen Start, indem Sie dafür sorgen, dass Laptops und weitere Arbeitsgeräte bereits am ersten Tag einsatzbereit sind.
Betrachten Sie die Leistung der einzelnen Mitarbeiter. Geben Sie frühzeitig Feedback und führen Sie strukturierte Gespräche.
Geben Sie Mitarbeitern die Möglichkeit schnell und einfach Urlaub und Arbeitszeitausgleich zu beantragen, dasselbe gilt für das einreichen von Krankmeldungen. Schaffen Sie so Transparenz und erhalten Sie den Überblick über alle Abwesenheitszeiten.
Um die gesetzlichen Anforderungen wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) zu erfüllen, lassen sich vertrauliche Daten mit Zugriffsberechtigungen und Aufbewahrungsfristen schützen.
Verwalten Sie Zertifikate für alle Mitarbeiter und Auszubildenden. Sie werden per automatisierter E-Mail-Benachrichtigung rechtzeitig auf Ablauffristen hingewiesen.
Damit beim Austrittsprozess nichts übersehen wird und dieser ordnungsgemäß abgeschlossen werden kann, automatisieren Sie diesen Vorgang mit genau definierten Workflows.